Dein Vorsorgeordner: Checkliste für deine Angehörigen

Mit dieser Vorsorgeordner-Checkliste sammelst du wichtige Unterlagen in sechs Bereichen, damit deine Angehörigen im Ernstfall nicht lange suchen müssen. Du erfährst, welche Dokumente dazugehören, wo ein Hinweis auf das Original genügt und wie du fehlende Angaben Schritt für Schritt ergänzt.

Du musst nicht alles auf einmal erledigen. Beginne mit deinen Notfallkontakten und den Unterlagen, die bei einer plötzlichen Erkrankung gebraucht werden.

1. Prüfe deinen Vorsorgeordner-Inhalt mit der Checkliste

Welche Unterlagen du brauchst, hängt von deinem Alltag ab. Wohneigentum, eine vermietete Wohnung oder eine selbstständige Tätigkeit erfordern andere Dokumente als ein Haushalt ohne diese Verpflichtungen. Kennzeichne jeden Punkt als vorhanden, fehlt oder trifft nicht zu. So erkennst du offene Aufgaben, ohne unnötige Unterlagen zu sammeln.

Die Tabelle zeigt dir die sechs Bereiche. Mit Kontakt ist jeweils eine erreichbare Person oder zuständige Stelle gemeint, nicht nur der Name eines Unternehmens.

Für eine genauere Zuordnung einzelner Dokumente hilft dir auch deine Notfallordner-Checkliste. Markiere jetzt in der Tabelle, welche Bereiche bei dir noch offen sind.

2. Stelle deine Kontakte und Gesundheitsunterlagen zusammen

Dein Übersichtsblatt für den ersten Zugriff

Auf das erste Blatt gehören dein Name, dein Geburtsdatum, deine Anschrift und die Kontaktdaten deiner Vertrauenspersonen. Notiere, wer zuerst angerufen werden soll. Eine zweite erreichbare Person ist hilfreich, falls dein erster Kontakt gerade nicht antwortet.

• Notiere deine Hausarztpraxis und wichtige behandelnde Facharztpraxen.
• Ergänze deine Krankenversicherung und gegebenenfalls den Pflegedienst.
• Halte fest, wer einen Wohnungsschlüssel hat.
• Beschreibe, wer Haustiere versorgt oder andere Menschen im Haushalt unterstützt.
• Vermerke, wo deine Vollmachten und medizinischen Unterlagen liegen.

Frage deine Vertrauenspersonen, ob sie diese Aufgaben übernehmen können, und prüfe gemeinsam ihre Telefonnummern.

Deine medizinischen Angaben auf einen Blick

Lege deinen aktuellen Medikamentenplan ab. Ergänze bekannte Allergien, Unverträglichkeiten und wichtige Hinweise zu Erkrankungen oder Hilfsmitteln. Übernimm medizinische Angaben aus deinen Unterlagen. Wenn etwas unklar ist, frage in deiner behandelnden Praxis nach, statt selbst zu ergänzen.

Bei Pflegebedarf gehören vorhandene Bescheide zum Pflegegrad, Vereinbarungen mit dem Pflegedienst und Kontakte zu unterstützenden Diensten dazu. Lege wichtige aktuelle Befunde vorn ab. Eine ungeordnete Sammlung alter Arztbriefe erschwert die Suche.

Deine schriftliche Patientenverfügung wird nach Unterschrift verbindlich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind und ihre Festlegungen auf die aktuelle Lebens- und Behandlungssituation zutreffen. Eine bloße Ablage im Ordner reicht dafür nicht. Die Ausfüllhilfe für deine Patientenverfügung unterstützt dich bei der Vorbereitung.

Gleiche als nächsten Schritt deinen abgelegten Medikamentenplan mit dem Plan ab, den du tatsächlich verwendest.

3. Kläre, wer für dich handeln darf

Verwandtschaft allein berechtigt grundsätzlich nicht dazu, für dich Verträge zu ändern oder Bankgeschäfte zu erledigen. Für Ehepartner gibt es unter bestimmten Voraussetzungen ein begrenztes gesetzliches Vertretungsrecht in Gesundheitsangelegenheiten. Es ersetzt keine umfassende Vorsorgevollmacht.

Nach § 1814 BGB ist eine rechtliche Betreuung nur zulässig, wenn sie erforderlich ist. Kann eine bevollmächtigte Person deine Angelegenheiten gleichermaßen besorgen, ist eine Betreuung insoweit nicht erforderlich. Deshalb zählt nicht nur, ob du ein Formular abgelegt hast. Entscheidend sind auch passende Befugnisse und eine Person, die die Aufgabe übernehmen kann.

• Lege deine Vorsorgevollmacht mit den Kontaktdaten der bevollmächtigten Person ab.
• Notiere bei getrennten Vollmachten, wer für welchen Bereich zuständig ist.
• Ergänze eine vorhandene Bankvollmacht und den Kontakt zur Bank.
• Lege eine vorhandene Betreuungsverfügung dazu. Darin kannst du Wünsche für eine mögliche gerichtliche Betreuung festhalten.
• Vermerke bei bereits bestehender Betreuung die zuständige Person und die gerichtlich bestimmten Aufgabenbereiche.

Prüfe deine Vollmacht nach Unterschrift auf die für den vorgesehenen Einsatz geltenden Anforderungen. Je nach Geschäft können zusätzliche Formvorgaben oder Nachweise nötig sein. Eine Kopie genügt nicht für jeden Vorgang. Mehr zur Vorbereitung erfährst du im Überblick zu deiner Vorsorgevollmacht.

Besprich jetzt mit deiner bevollmächtigten Person, wo das Original liegt und wie sie bei Bedarf darauf zugreifen kann.

4. Ordne deine Finanzen, Versicherungen und Verträge

Hier brauchen Angehörige vor allem Übersicht: Welche Stellen sind beteiligt, welche Zahlungen laufen und welche Vorgänge sind offen? Du musst nicht jede alte Rechnung nach vorn heften. Trenne aktuelle Vertragsunterlagen von Belegen, die du nur aufbewahrst.

Deine Unterlagen zu Geld und Versicherungen

• Erstelle eine Übersicht deiner Banken, Depots und sonstigen Vermögenswerte mit Ansprechpartnern.
• Lege Rentenbescheide und Nachweise über weitere regelmäßige Einnahmen ab.
• Sammle Versicherungspolicen und den jeweils aktuellen Schriftwechsel.
• Ergänze Darlehensverträge, Ratenvereinbarungen und eine Übersicht offener Forderungen.
• Notiere den Ablageort deiner Steuerunterlagen und gegebenenfalls den Kontakt zur Steuerberatung.

IBAN, PINs und Passwörter gehören ausschließlich handschriftlich in den ausgedruckten Ordner. Trage diese Angaben nicht in digitale Formulare ein. Fotografiere oder scanne die ausgefüllten Blätter nicht. Verwahre sie vor unbefugtem Zugriff geschützt. Zugangsdaten ersetzen keine rechtliche Befugnis und ändern keine Bedingungen deiner Bank.

Beginne mit einer Liste deiner Banken und Versicherungen, noch ohne sensible Zugangsdaten.

Deine Unterlagen zu Wohnung und Alltag

Lege deinen Mietvertrag oder Hinweise auf deine Eigentumsunterlagen ab. Dazu kommen Kontakte zur Hausverwaltung, Verträge für Strom, Heizung, Telefon und Internet sowie gegebenenfalls Fahrzeugunterlagen. Bei vermietetem Eigentum gehören auch Mietverträge und die zuständige Verwaltung dazu.

Notiere Mitgliedschaften, Abos und andere laufende Verpflichtungen. Halte fest, wo Vertragslaufzeiten und Kündigungsbedingungen stehen. Trage nur Fristen ein, die du anhand des jeweiligen Vertrags oder einer bestätigten Auskunft nachvollziehen kannst.

Gehe als nächsten Schritt deine regelmäßigen Abbuchungen durch und ergänze fehlende Vertragspartner in deiner Übersicht.

5. Ergänze deinen digitalen Nachlass und persönliche Wünsche

Eine Übersicht deiner Online-Konten zeigt Angehörigen, welche Dienste es überhaupt gibt. Dazu gehören E-Mail, soziale Netzwerke, Cloudspeicher, Kundenkonten und kostenpflichtige digitale Angebote. Notiere jeweils den Anbieter, den Zweck und deinen gewünschten Umgang mit dem Konto.

• Kennzeichne, welche Dienste laufende Kosten verursachen.
• Prüfe, ob ein Anbieter eine Nachlasskontakt-Funktion anbietet.
• Halte fest, welche Fotos oder Dokumente du erhalten möchtest.
• Kläre gesondert, wer rechtlich befugt ist, deine digitalen Angelegenheiten zu regeln.

Passwörter ergänzt du ausschließlich handschriftlich im ausgedruckten Ordner. Wie du Konten und Zuständigkeiten zuordnest, erklärt der Beitrag zu deinem digitalen Nachlass. Erstelle zunächst die Liste deiner verwendeten Dienste.

Deine Wünsche und Hinweise auf Originale

Vermerke, ob ein Testament existiert und wo es aufbewahrt wird. Ein ausgedrucktes Testament ist nach Unterschrift allein kein formwirksames eigenhändiges Testament. Dafür verlangt § 2247 BGB grundsätzlich eine vollständig eigenhändig geschriebene und unterschriebene Erklärung. Lass dich bei Fragen zur Form beraten.

Ergänze persönliche Bestattungswünsche und vorhandene Vorsorgeverträge. Trenne solche Wünsche deutlich von Vollmachten und erbrechtlichen Regelungen. So erkennen Angehörige, welche Art von Unterlage sie vor sich haben.

Notiere jetzt die Fundorte deiner Originale, ohne eine bestehende amtliche Verwahrung zu verändern.

6. Mache deinen Ordner auffindbar und halte ihn aktuell

Ein Ordner für wichtige Unterlagen hilft nur, wenn eine berechtigte Person ihn finden kann. Wähle einen geschützten Ort und erkläre deiner Vertrauensperson den Zugang. Ein verschlossener Schrank ist wenig hilfreich, wenn niemand weiß, wo der Schlüssel liegt.

Beschrifte deine Register nach den sechs Bereichen dieser Checkliste. Kennzeichne Kopien als Kopien und notiere jeweils den Ort des Originals. Eine praktische Anleitung zur Ablage findest du unter deinen Notfallordner anlegen.

• Schreibe das Datum deiner letzten Durchsicht auf das Übersichtsblatt.
• Ersetze veraltete Kontaktlisten und Medikamentenpläne.
• Prüfe deine Angaben nach Umzug, Vertragswechsel oder einer veränderten Familiensituation.
• Halte fehlende Dokumente auf einer eigenen Aufgabenliste fest.
• Vereinbare einen regelmäßigen gemeinsamen Blick in den Ordner.

Bitte deine Vertrauensperson zum Abschluss, die Notfallkontakte, die Vollmacht und den Medikamentenplan zu finden. Ergänze Hinweise überall dort, wo sie suchen muss.

Deine häufigen Fragen zur Vorsorgeordner-Checkliste

Einzelne Formulare und Listen helfen nur, wenn sie im Ernstfall zusammen gefunden werden. Deine Angehörigen fragen dann sehr konkret: Wo liegen die Originale, wer ist bevollmächtigt, welche Versicherungen und Verträge gibt es, wer muss benachrichtigt werden? Lose Blätter und einzelne Dateien gehen dabei verloren. Gesammelt und sortiert an einem festen, bekannten Ort ist alles in Minuten greifbar.

Eine Checkliste zeigt, was fehlt. Das Abarbeiten bleibt trotzdem Arbeit: Angaben zusammensuchen, Formulare finden, Register beschriften, alles so sortieren, dass Angehörige es im Ernstfall sofort verstehen.

Genau hier setzt MeinLebensOrdner an: Statt einzelne Formulare mühsam zusammenzusuchen, führst du Vollmachten, Notfallkontakte, Versicherungen und Verfügungen an einem festen Ort zusammen — in rund 30 Minuten fertig ausgefüllt als PDF zum Abheften, einmalig 29 € und ohne Abo.