Deine Ernstfall-Checkliste: Unterlagen und Zuständigkeiten

Mit deiner Ernstfall-Checkliste klärst du in fünf Schritten, welche Unterlagen du nach dem Tod eines Angehörigen bereitlegst und welche Stellen du kontaktierst. Du erfährst, wie du Aufgaben unter Angehörigen verteilst und welche Fristen und Befugnisse du gesondert prüfen solltest.

Wenn du gerade trauerst, darfst du Unterstützung annehmen. Wähle zunächst eine vertraute Person, mit der du die nächsten Schritte durchgehst.

1. Kläre deine ersten Kontakte und sichere den Alltag

Organisiere die ärztliche Feststellung

Wenn du eine Person leblos findest und nicht sicher bist, ob sie noch lebt, rufe 112. Folge den Anweisungen der Leitstelle. Bei einem erwarteten Tod zu Hause kontaktierst du den behandelnden Arzt. Außerhalb der Sprechzeiten kann dir der ärztliche Bereitschaftsdienst unter 116 117 bei der Vermittlung ärztlicher Hilfe weiterhelfen.

Im Krankenhaus oder in einer Pflegeeinrichtung organisiert das Personal die ärztliche Feststellung. Bei Hinweisen auf einen Unfall, Gewalt oder andere unklare Umstände können zusätzlich Polizei und weitere Stellen zuständig werden. Verändere dann nichts am Fundort und stimme das Vorgehen mit den Einsatzkräften ab.

Stimme die Bestattung und praktische Hilfe ab

Prüfe, ob Wünsche zur Bestattung oder ein Vorsorgevertrag vorliegen. Eine Versicherung für Bestattungskosten bedeutet nicht automatisch, dass bereits ein Bestattungsunternehmen beauftragt ist. Frage beim Unternehmen nach Leistungen, Kosten und den vor Ort geltenden Vorgaben.

• Informiere die engsten Angehörigen und vereinbare eine Person als gemeinsamen Kontakt.
• Kläre, wer Haustiere versorgt und andere hilfsbedürftige Menschen im Haushalt unterstützt.
• Sichere die Wohnung nur, soweit du dazu berechtigt bist. Beachte die Rechte von Mitbewohnern.
• Dokumentiere vorhandene Schlüssel und wichtige Unterlagen. Verteile noch keine Wertgegenstände und beginne keine Haushaltsauflösung.

Notiere als nächsten Schritt, wer den Arztkontakt, das Bestattungsunternehmen und die Versorgung zu Hause übernimmt.

2. Lege deine Unterlagen geordnet bereit

Du musst nicht für jede Stelle sofort einen vollständigen Satz Unterlagen beschaffen. Sammle zunächst, was vorhanden ist, und frage nach, welche Nachweise im Original, als Kopie oder als amtliche Urkunde gebraucht werden.

• Personalausweis oder Reisepass der verstorbenen Person und dein eigener Ausweis.
• Geburtsurkunde sowie je nach Familienstand Ehe- oder Lebenspartnerschaftsurkunde und weitere Nachweise.
• Angaben zur Krankenversicherung, Rentenunterlagen und gegebenenfalls der Kontakt zum Arbeitgeber.
• Versicherungspolicen, Bankunterlagen, Mietvertrag und laufende Rechnungen.
• Vorhandene Vollmachten, Hinweise auf ein Testament und Angaben zum Aufbewahrungsort der Originale.
• Bestattungswünsche, Vorsorgeverträge und Kontaktdaten bereits beteiligter Stellen.

Unterscheide die ärztliche Bescheinigung von der Urkunde

Die Todesbescheinigung stellt der Arzt nach der Leichenschau aus. Die Sterbeurkunde stellt das Standesamt nach der Beurkundung aus. Es handelt sich um unterschiedliche Dokumente mit unterschiedlichen Aufgaben.

Wie viele Ausfertigungen der Sterbeurkunde du brauchst, hängt von den Anforderungen der beteiligten Stellen ab. Frage vor der Bestellung, wo eine Kopie genügt und wo eine amtliche Ausfertigung verlangt wird. Lass dir außerdem erklären, welche Teile der ärztlichen Bescheinigung wohin weitergeleitet werden.

Ein passendes Ablagesystem findest du im Ratgeber zu deiner Dokumentenmappe. Lege jetzt getrennte Bereiche für Originale, Kopien und offene Rückfragen an.

3. Verteile deine Aufgaben und kontaktiere die passenden Stellen

Du kannst Telefonate, Unterlagensuche und Terminabsprachen unter Angehörigen aufteilen. Das gibt jedoch nicht automatisch das Recht, Verträge zu kündigen oder über Konten zu verfügen. Für solche Schritte muss die jeweilige Befugnis geklärt sein.

Ergänze die folgende Übersicht auf Papier um Namen, Kontaktdatum, Rückmeldung und nächsten Termin. Eine Person kann mehrere Aufgaben übernehmen, wenn das für euch passt.

Kläre deine Anzeige beim Standesamt

Nach § 28 PStG muss der Tod spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag beim zuständigen Standesamt angezeigt werden. Diese Vorgabe betrifft die Anzeige, nicht die Bestellung einer bestimmten Anzahl von Sterbeurkunden.

Wer anzeigen muss, richtet sich nach den Umständen. Bei einem Tod in einem Krankenhaus oder einer Pflegeeinrichtung trifft die schriftliche Anzeigepflicht grundsätzlich den Träger der Einrichtung nach § 30 PStG. Ein Bestattungsunternehmen kann bei den Formalitäten helfen. Lass dir bestätigen, wer die Anzeige tatsächlich übernimmt.

Prüfe deine Meldungen an Versicherungen und Rentenstellen

Bei Lebens- oder Unfallversicherungen können kurze vertragliche Meldefristen gelten. Warte deshalb mit der ersten Rückfrage nicht darauf, dass alle Urkunden vorliegen. Frage, wie du die Meldung zunächst abgeben und Nachweise nachreichen kannst.

Informiere auch die Krankenversicherung und gegebenenfalls den Arbeitgeber. Bei Rentenzahlungen klärst du mit dem zuständigen Träger oder dem Renten Service, welche Meldung nötig ist. Verbrauche unklare Weiterzahlungen nicht, bevor ein möglicher Rückzahlungsanspruch geklärt ist.

Wenn dein Ehepartner oder eingetragener Lebenspartner verstorben ist, lass einen möglichen Anspruch auf Witwen- oder Witwerrente prüfen. Eine Benachrichtigung ersetzt den Leistungsantrag nicht automatisch. Trage für jede kontaktierte Stelle die Rückmeldung und den nächsten vereinbarten Schritt ein.

4. Prüfe deine Befugnisse und die Fragen zum Nachlass

Sichere ein gefundenes Testament

Findest du ein Testament, das nicht bereits amtlich verwahrt wird, musst du es nach Kenntnis vom Tod unverzüglich beim Nachlassgericht abliefern. Das folgt aus § 2259 BGB und betrifft nicht nur handschriftliche Testamente. Bewahre das Original unverändert auf und kläre die Übergabe mit dem Gericht.

Das Zentrale Testamentsregister speichert Verwahrangaben, nicht den vollständigen Inhalt eines Testaments. Amtlich verwahrte Verfügungen werden über das vorgesehene Verfahren aufgefunden und eröffnet. Die Grundlagen erklärt dir der Ratgeber zu deiner Nachlassplanung mit Testament. Notiere den Fundort und kontaktiere bei einem gefundenen Original das Nachlassgericht.

Kläre deinen Zugriff auf Konten

Eine Bank sperrt nicht automatisch jedes Konto vollständig. Entscheidend sind unter anderem die Kontoart, vorhandene Vollmachten und der Nachweis der Erbenstellung. Auch als Ehepartner darfst du nicht allein aufgrund der Ehe über ein Einzelkonto verfügen.

Ein Erbschein ist nicht immer erforderlich. Je nach Fall können andere Nachweise ausreichen, etwa ein eröffnetes notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Ob eine vorhandene Vollmacht nach Unterschrift auch über den Tod hinaus trägt, hängt von ihrem Inhalt und den weiteren Voraussetzungen ab.

Nutze keine fremden Zugangsdaten, um eine ungeklärte Befugnis zu umgehen. Frage die Bank, welche Nachweise sie für deine konkrete Aufgabe benötigt.

Prüfe deine Erbschaft vor weitreichenden Entscheidungen

Zum Nachlass können Vermögen und Schulden gehören. Eine Ausschlagung ist an eine gesetzliche Frist und eine besondere Form gebunden. Nach § 1944 BGB beträgt die Frist grundsätzlich sechs Wochen. Sie beginnt mit der Kenntnis vom Anfall der Erbschaft und vom Grund deiner Berufung als Erbe. Bei einer Berufung durch Verfügung von Todes wegen beginnt sie nicht vor der Bekanntgabe durch das Nachlassgericht.

In den gesetzlich geregelten Auslandsfällen beträgt die Frist sechs Monate. Das gilt, wenn die verstorbene Person ihren letzten Wohnsitz nur im Ausland hatte oder du dich bei Fristbeginn im Ausland aufhältst. Ein einfacher Brief oder eine E-Mail genügt für die Ausschlagung nicht.

Der Ratgeber zum Ausschlagen deiner Erbschaft hilft dir bei der Vorbereitung. Lass bei unklaren Schulden, bereits vorgenommenen Handlungen oder Auslandsbezug deinen Fristbeginn und deine Möglichkeiten fachlich prüfen.

5. Ordne deine Verträge und halte offene Aufgaben fest

Kündige nicht alles auf einmal. Manche Verträge werden von Angehörigen weiter gebraucht, andere gehen auf berechtigte Personen über oder enthalten besondere Kündigungsrechte. Prüfe vor jeder Änderung, wer handeln darf und welche Folgen entstehen.

• Wohnung: Kläre mit dem Vermieter, ob andere Haushaltsmitglieder in das Mietverhältnis eintreten oder es fortsetzen. Für Erben können besondere Regeln gelten. Eine pauschale Kündigungsfrist von einem Monat trifft nicht zu.
• Versicherungen: Prüfe vor einer Kündigung, ob der Schutz für Wohnung, Hausrat oder Fahrzeug noch benötigt wird.
• Versorgung und Abos: Sammle Strom-, Telefon-, Internet- und sonstige Verträge. Notiere Vertragspartner und den gewünschten nächsten Schritt.
• Steuern: Lass prüfen, ob noch Steuererklärungen oder Anzeigen nötig sind. Eine allgemeine Pflicht zur abschließenden Einkommensteuererklärung besteht nicht allein wegen des Todes.
• Online-Dienste: Erfasse die Anbieter und frage nach deren Verfahren für berechtigte Angehörige oder Erben.

Weitere Schritte findest du im Ratgeber zu deinem digitalen Nachlass. IBAN, PINs und Passwörter gehören ausschließlich handschriftlich in den ausgedruckten Ordner, nicht in digitale Listen oder gemeinsame Nachrichten.

Vereinbare zum Abschluss einen kurzen Austausch mit den beteiligten Angehörigen. Geht offene Rückfragen durch und legt für jede Aufgabe fest, wer als Nächstes handelt.

Deine Fragen zur Ernstfall-Checkliste

Einzelne Formulare und Listen helfen nur, wenn sie im Ernstfall zusammen gefunden werden. Deine Angehörigen fragen dann sehr konkret: Wo liegen die Originale, wer ist bevollmächtigt, welche Versicherungen und Verträge gibt es, wer muss benachrichtigt werden? Lose Blätter und einzelne Dateien gehen dabei verloren. Gesammelt und sortiert an einem festen, bekannten Ort ist alles in Minuten greifbar.

Diese Checkliste zeigt, was im Ernstfall zu tun ist. Leichter wird es nur, wenn die Antworten schon irgendwo stehen: Versicherungsnummern, Konten, Verträge, Kontakte und der Ort, an dem die Unterlagen liegen.

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